Guide – W-8BEN et formulaires fiscaux américains

1) Introduction

Dans le système fiscal des États-Unis, les payeurs et les plateformes (Payoneer, Upwork, Amazon, AdSense, app stores, etc.) demandent souvent aux utilisateurs non américains de fournir un formulaire fiscal américain valide. Le plus courant pour les particuliers est le formulaire W-8BEN (IRS : Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting). Déposer le bon formulaire vous aide à demander des avantages conventionnels et à réduire la retenue à la source.

2) De quel formulaire ai-je besoin ?

Utilisez ce guide de décision rapide si vous n’êtes pas certain du formulaire IRS applicable :

1. Êtes-vous citoyen, résident des États-Unis ou entité enregistrée aux États-Unis ? Si oui, déposez le formulaire W-9. Sinon, continuez.
2. Percevez-vous le revenu via une entité non américaine (société, partenariat, trust) ? Si oui, complétez le formulaire W-8BEN-E. Les LLC à associé unique non prises en compte (disregarded) suivent le statut de leur propriétaire.
3. Êtes-vous un particulier non américain percevant le revenu directement ? Si oui, vous avez besoin du formulaire W-8BEN pour certifier votre statut étranger et demander les avantages conventionnels.

Résumé des formulaires en un coup d’œil :

3) Comment remplir le W-8BEN (pas à pas)

Partie I — Identification du bénéficiaire effectif

• Nom complet — Votre nom légal (comme sur le passeport).
• Nationalité — Votre pays de citoyenneté.
• Adresse de résidence permanente — Une adresse hors des États-Unis (le pays doit être en dehors des États-Unis).
• Adresse postale — Si différente de l’adresse permanente.
• NIF étranger (Foreign TIN) — Exigé par de nombreux payeurs ; améliore l’acceptation.
• NIF américain (ITIN/SSN) — Uniquement si applicable (beaucoup de non-Américains n’en ont pas).
• Date de naissance — Au format requis (par ex. AAAA-MM-JJ).

Partie II — Demande d’avantages conventionnels (le cas échéant)

Si votre pays a une convention fiscale avec les États-Unis, vous pouvez demander un taux réduit de retenue à la source pour le type de revenu concerné (p. ex., services, redevances). Vous devez indiquer l’article de la convention et (si nécessaire) un paragraphe, ainsi que le taux correspondant. AutoTaxForms peut pré-sélectionner les articles de convention lorsque vous êtes éligible, pour minimiser les erreurs.

Partie III — Certification

• Lisez attentivement les attestations.
• Signez et datez le formulaire. De nombreuses plateformes acceptent un PDF signé électroniquement.
• Soumettez le PDF W-8BEN signé à votre payeur/plateforme selon les instructions.

4) Comment remplir le W-8BEN-E (entités)

Le formulaire W-8BEN-E est la version pour entités destinées aux entreprises, partenariats, trusts non américains et entités ignorées (disregarded) avec propriétaires non américains. Il documente le statut au titre du chapitre 3 (retenue) et du chapitre 4 (FATCA).

Partie I — Identification du bénéficiaire effectif

• Ligne 1 — Dénomination sociale. Doit correspondre au nom enregistré dans le pays de constitution et auprès de l’administration fiscale.
• Ligne 2 — Pays de constitution/organisation.
• Ligne 3 — Entité ignorée (DE) recevant le paiement (le cas échéant). À utiliser lorsqu’une succursale ou une DE, plutôt que le propriétaire, demande les avantages conventionnels.
• Ligne 4 — Statut au titre du chapitre 3 (p. ex., corporation, partnership, simple trust). Choisissez le statut correspondant à la fiscalité de l’entité dans sa juridiction.
• Ligne 5 — Statut au titre du chapitre 4 (FATCA). Sélectionnez la classification FATCA applicable (Active NFFE, Passive NFFE, PFFI, etc.).
• Lignes 6–8 — Informations d’adresse : adresse enregistrée permanente, adresse postale facultative et pays.
• Lignes 9a–9c — Indiquez le GIIN si requis, le NIF étranger et si le FTIN est légalement exigé.
• Ligne 10 — Numéros de référence du payeur (facultatif).

Partie II — Entité ignorée ou succursale recevant le paiement

Remplissez cette section uniquement si le paiement est effectué à une succursale ou une entité ignorée plutôt qu’au propriétaire. Indiquez le nom de la succursale/DE, l’adresse, le statut au titre du chapitre 4 et le GIIN si applicable.

Partie III — Demande d’avantages conventionnels

• Ligne 14 — Confirmez que l’entité est résidente du pays conventionné et satisfait aux exigences de Limitation on Benefits (LOB).
• Ligne 15 — Indiquez l’article de convention applicable, le taux de retenue, le type de revenu et toute condition ou explication supplémentaire.
• Lignes 16/17 — Formulez des déclarations conventionnelles supplémentaires si requis (p. ex., types de revenus spécifiques, derivative benefits).

Chapitres FATCA et annexes

Selon le statut au titre du chapitre 4, des parties supplémentaires (IV–XXVIII) peuvent être requises. Les entités actives peuvent souvent certifier à la partie XXV. Les NFFE passives avec propriétaires américains substantiels doivent compléter la partie XXIX avec les détails des propriétaires et leurs NIF.

Certification

Le signataire autorisé doit indiquer sa qualité, signer et dater la partie XXX. Si l’entité utilise une succursale ou une entité ignorée, assurez-vous que la personne signant a le pouvoir de représenter le bénéficiaire effectif.

5) Comment remplir le W-9 (pas à pas)

Le formulaire W-9 est utilisé par les personnes et entités américaines pour fournir leur nom correct et leur numéro d’identification fiscale au demandeur. Il est souvent requis pour la déclaration 1099, les services bancaires et les plateformes d’investissement.

Partie I — Lignes 1–7

• Ligne 1 — Nom légal correspondant au NIF. Pour les entités ignorées détenues par des particuliers, indiquez le nom du propriétaire.
• Ligne 2 — Nom commercial/entité ignorée si différent de la ligne 1.
• Ligne 3 — Classification fiscale fédérale. Choisissez l’option correspondant à votre régime fiscal (particulier, société C/S, partenariat, trust/succession, ou LLC avec classification C/S/P). « Other » doit inclure une brève description.
• Ligne 3b — Case « flow-through ». Requise lorsqu’un partnership, un trust ou une LLC imposée comme partnership fournit le formulaire à une autre entité translucide et a des propriétaires étrangers.
• Ligne 4 — Exemptions. Indiquez les codes d’exonération du payeur et FATCA uniquement s’ils s’appliquent (p. ex., certaines sociétés, institutions financières).
• Lignes 5–6 — Adresse à laquelle le demandeur envoie les documents fiscaux (rue, ville, État, code postal).
• Ligne 7 — Numéros de référence pour le demandeur (facultatif).

Partie I — Section NIF (TIN)

• Sélectionnez le bon type de NIF. Les particuliers et entreprises individuelles fournissent généralement un SSN ; les entités fournissent un EIN.
• Si vous êtes en attente d’un NIF, cochez la case « Applied for » et transmettez-le au demandeur dès que le numéro est délivré.
• Pour les entités ignorées, utilisez le SSN/EIN du propriétaire ; pour les trusts « grantor », suivez le tableau IRS « What name and number to give the requester ».

Partie II — Certification

• En signant, vous confirmez que le NIF est correct (ou que vous en avez fait la demande), que vous n’êtes pas soumis à la backup withholding (sauf notification contraire), que vous êtes une personne américaine, et que tout code FATCA indiqué est exact.
• Si l’IRS vous a notifié que vous êtes soumis à la retenue de sauvegarde, biffez l’élément 2 de la certification. AutoTaxForms applique un marquage rouge lorsque vous activez l’option de retenue de sauvegarde.
• Signez et datez le formulaire. Les signatures électroniques sont généralement acceptées lorsque le demandeur l’autorise.

6) Erreurs courantes à éviter

• Laisser le NIF étranger vide lorsque votre pays l’exige.
• Choisir un article/taux de convention erroné ou revendiquer un avantage inexistant pour votre pays.
• Utiliser une adresse américaine comme résidence permanente (le W-8BEN est destiné aux personnes non américaines).
• Oublier de signer et dater le formulaire avant soumission.

7) Quelle est la durée de validité du W-8BEN ?

Un formulaire W-8BEN est généralement valable jusqu’à 3 années civiles, sauf si votre résidence/citoyenneté ou votre éligibilité à la convention change plus tôt. En cas de changement, vous devez soumettre un formulaire mis à jour.

8) Que se passe-t-il si je ne soumets pas le W-8BEN ?

Vos paiements de source américaine peuvent être soumis à la retenue à la source par défaut de 30 %. Soumettre le bon formulaire américain (W-8BEN pour les particuliers non américains) permet d’assurer une retenue et une déclaration appropriées.

9) Télécharger & signer électroniquement

AutoTaxForms vous permet de remplir le W-8BEN en ligne avec un nombre minimal de champs, cartographie automatique vers le PDF officiel de l’IRS, et appose votre signature électronique. Vous pouvez ensuite télécharger un PDF prêt à être soumis pour Payoneer, Upwork, Amazon, AdSense, etc.