Hướng dẫn – W-8BEN & Biểu mẫu Thuế Hoa Kỳ

1) Giới thiệu

Trong hệ thống thuế Hoa Kỳ, các đơn vị chi trả và nền tảng (Payoneer, Upwork, Amazon, AdSense, chợ ứng dụng, v.v.) thường yêu cầu người dùng ngoài Hoa Kỳ nộp một biểu mẫu thuế Hoa Kỳ hợp lệ. Thông dụng nhất đối với cá nhân là mẫu W-8BEN (IRS: Giấy chứng nhận Tình trạng Nước ngoài của Chủ sở hữu Thụ hưởng cho mục đích Khấu trừ và Báo cáo Thuế Hoa Kỳ). Nộp đúng biểu mẫu giúp bạn yêu cầu ưu đãi theo hiệp định thuế và giảm thuế khấu trừ.

2) Tôi cần biểu mẫu nào?

Dùng hướng dẫn quyết định nhanh này nếu bạn chưa rõ biểu mẫu IRS nào áp dụng:

1. Bạn có phải công dân, cư dân Hoa Kỳ hoặc pháp nhân đăng ký tại Hoa Kỳ không? Nếu có, hãy nộp Mẫu W-9. Nếu không, tiếp tục.
2. Bạn nhận thu nhập thông qua một pháp nhân không thuộc Hoa Kỳ (công ty, hợp danh, quỹ tín thác) chứ? Nếu có, hãy điền Mẫu W-8BEN-E. Các LLC một thành viên (disregarded) nên theo tình trạng của chủ sở hữu.
3. Bạn là cá nhân không thuộc Hoa Kỳ nhận thu nhập trực tiếp? Nếu có, bạn cần Mẫu W-8BEN để xác nhận tình trạng nước ngoài và yêu cầu ưu đãi hiệp định.

Tóm tắt nhanh các biểu mẫu:

3) Cách điền W-8BEN (từng bước)

Phần I — Thông tin Người thụ hưởng

• Họ và tên đầy đủ — Tên hợp pháp của bạn (theo hộ chiếu).
• Quốc tịch — Quốc gia mà bạn mang quốc tịch.
• Địa chỉ cư trú thường xuyên — Địa chỉ ngoài Hoa Kỳ (quốc gia phải nằm ngoài Hoa Kỳ).
• Địa chỉ nhận thư — Nếu khác với địa chỉ cư trú.
• FTIN (Mã số thuế nước ngoài) — Nhiều bên chi trả yêu cầu; giúp tăng tỷ lệ được chấp nhận.
• US TIN (ITIN/SSN) — Chỉ nếu áp dụng (nhiều cá nhân ngoài Hoa Kỳ không có).
• Ngày sinh — Theo định dạng yêu cầu (ví dụ: YYYY-MM-DD).

Phần II — Yêu cầu Ưu đãi theo Hiệp định Thuế (nếu áp dụng)

Nếu quốc gia của bạn có hiệp định tránh đánh thuế hai lần với Hoa Kỳ, bạn có thể yêu cầu mức thuế khấu trừ giảm cho loại thu nhập tương ứng (ví dụ: dịch vụ, tiền bản quyền). Bạn phải nêu rõ điều khoản hiệp định và (nếu cần) khoản, cùng mức thuế suất tương ứng. AutoTaxForms có thể chọn sẵn điều khoản hiệp định khi đủ điều kiện để giảm sai sót.

Phần III — Chứng nhận

• Đọc kỹ các tuyên bố chứng nhận.
• Ký và ghi ngày vào biểu mẫu. Nhiều nền tảng chấp nhận PDF ký điện tử.
• Nộp PDF W-8BEN đã ký cho bên chi trả/nền tảng theo yêu cầu.

4) Cách điền W-8BEN-E (pháp nhân)

Mẫu W-8BEN-E là phiên bản dành cho pháp nhân không thuộc Hoa Kỳ: doanh nghiệp, hợp danh, quỹ tín thác, và các thực thể bị bỏ qua có chủ sở hữu không thuộc Hoa Kỳ. Biểu mẫu này xác định tình trạng theo Chương 3 (khấu trừ) và Chương 4 (FATCA).

Phần I — Thông tin Người thụ hưởng

• Dòng 1 — Tên pháp lý của tổ chức. Khớp với tên đăng ký tại nước thành lập và cơ quan thuế.
• Dòng 2 — Quốc gia thành lập/tổ chức.
• Dòng 3 — Thực thể bị bỏ qua (DE) nhận khoản thanh toán (nếu có). Dùng khi chi nhánh hoặc DE, chứ không phải chủ sở hữu, yêu cầu ưu đãi hiệp định.
• Dòng 4 — Tình trạng theo Chương 3 (ví dụ: corporation, partnership, simple trust). Chọn tình trạng phù hợp với cách pháp nhân bị đánh thuế tại nước sở tại.
• Dòng 5 — Tình trạng theo Chương 4 (FATCA). Chọn phân loại FATCA áp dụng (Active NFFE, Passive NFFE, PFFI, v.v.).
• Dòng 6–8 — Thông tin địa chỉ: địa chỉ đăng ký thường trú, địa chỉ nhận thư (tuỳ chọn) và quốc gia.
• Dòng 9a–9c — Cung cấp GIIN nếu cần, mã số thuế nước ngoài và việc FTIN có bắt buộc theo luật hay không.
• Dòng 10 — Số tham chiếu cho bên chi trả (tuỳ chọn).

Phần II — Thực thể bị bỏ qua hoặc chi nhánh nhận thanh toán

Chỉ hoàn thành phần này nếu khoản thanh toán được chuyển cho chi nhánh hoặc thực thể bị bỏ qua thay vì chủ sở hữu. Cung cấp tên chi nhánh/DE, địa chỉ, tình trạng theo Chương 4 và GIIN (nếu có).

Phần III — Yêu cầu ưu đãi hiệp định thuế

• Dòng 14 — Xác nhận pháp nhân là cư dân của quốc gia hiệp định và đáp ứng yêu cầu LOB (Giới hạn về quyền lợi).
• Dòng 15 — Nhập điều khoản hiệp định áp dụng, mức thuế khấu trừ, loại thu nhập và mọi điều kiện/giải thích bổ sung.
• Dòng 16/17 — Thực hiện các tuyên bố hiệp định bổ sung nếu cần (ví dụ: loại thu nhập cụ thể, quyền lợi phái sinh).

Các phần FATCA và phụ lục

Tùy tình trạng theo Chương 4, có thể cần các phần bổ sung (IV–XXVIII). Doanh nghiệp hoạt động (Active) thường có thể chứng nhận ở Phần XXV. Passive NFFE có chủ sở hữu Hoa Kỳ đáng kể phải hoàn thành Phần XXIX với thông tin chủ sở hữu và TIN.

Chứng nhận

Người ký được ủy quyền phải xác nhận tư cách, ký và ghi ngày ở Phần XXX. Nếu pháp nhân dùng chi nhánh hoặc DE, đảm bảo người ký có thẩm quyền đại diện cho chủ sở hữu thụ hưởng.

5) Cách điền W-9 (từng bước)

Mẫu W-9 được người/pháp nhân Hoa Kỳ dùng để cung cấp tên chính xác và mã số thuế (TIN) cho bên yêu cầu. Thường cần cho báo cáo 1099, ngân hàng và nền tảng đầu tư.

Phần I — Dòng 1–7

• Dòng 1 — Tên pháp lý khớp với TIN. Với thực thể bị bỏ qua do cá nhân sở hữu, điền tên của chủ sở hữu.
• Dòng 2 — Tên doanh nghiệp/thực thể bị bỏ qua nếu khác với dòng 1.
• Dòng 3 — Phân loại thuế liên bang. Chọn phương án phù hợp với cách bạn khai thuế (cá nhân, công ty C/S, hợp danh, quỹ tín thác/di sản, hoặc LLC với phân loại thuế C/S/P). “Khác” cần mô tả ngắn.
• Dòng 3b — Ô đánh dấu “flow-through”. Bắt buộc khi hợp danh, quỹ tín thác, hoặc LLC chịu thuế như hợp danh cung cấp biểu mẫu cho một thực thể “flow-through” khác và có chủ sở hữu nước ngoài.
• Dòng 4 — Miễn trừ. Chỉ nhập mã người nhận miễn trừ và mã FATCA nếu áp dụng (ví dụ: một số công ty, tổ chức tài chính).
• Dòng 5–6 — Địa chỉ nhận chứng từ thuế từ bên yêu cầu (đường phố, thành phố, bang, ZIP).
• Dòng 7 — Số tham chiếu cho bên yêu cầu (tuỳ chọn).

Phần I — Mục TIN

• Chọn loại TIN đúng. Cá nhân và chủ sở hữu duy nhất thường cung cấp SSN; pháp nhân cung cấp EIN.
• Nếu bạn đang chờ cấp TIN, đánh dấu “Applied for” và cung cấp cho bên yêu cầu ngay khi có số.
• Với thực thể bị bỏ qua, dùng SSN/EIN của chủ sở hữu; với quỹ tín thác do người cấp lập (grantor trust), theo bảng “Tên và số cần cung cấp” của IRS.

Phần II — Chứng nhận

• Bằng việc ký, bạn xác nhận TIN là đúng (hoặc bạn đang xin cấp), bạn không chịu backup withholding (trừ khi được thông báo), bạn là người/pháp nhân Hoa Kỳ, và mọi mã FATCA là chính xác.
• Nếu IRS đã thông báo rằng bạn chịu backup withholding, hãy gạch bỏ mục chứng nhận số 2. AutoTaxForms sẽ hiển thị gạch đỏ khi bạn bật tuỳ chọn backup withholding.
• Ký và ghi ngày. Chữ ký điện tử thường được chấp nhận khi bên yêu cầu cho phép.

6) Lỗi thường gặp cần tránh

• Bỏ trống FTIN (Mã số thuế nước ngoài) khi quốc gia của bạn yêu cầu.
• Chọn sai điều khoản/mức thuế hiệp định hoặc yêu cầu ưu đãi mà quốc gia bạn không có.
• Dùng địa chỉ Hoa Kỳ làm địa chỉ cư trú (W-8BEN là cho cá nhân ngoài Hoa Kỳ).
• Quên ký và ghi ngày trước khi nộp biểu mẫu.

7) W-8BEN có hiệu lực bao lâu?

Mẫu W-8BEN thường có hiệu lực tối đa 3 năm dương lịch, trừ khi cư trú/quốc tịch hoặc điều kiện hiệp định của bạn thay đổi sớm hơn. Nếu có thay đổi, bạn nên nộp biểu mẫu cập nhật.

8) Nếu tôi không nộp W-8BEN thì sao?

Khoản thanh toán có nguồn gốc từ Hoa Kỳ của bạn có thể bị áp dụng mức khấu trừ mặc định 30%. Nộp đúng biểu mẫu thuế Hoa Kỳ (W-8BEN cho cá nhân ngoài Hoa Kỳ) giúp đảm bảo khấu trừ và báo cáo chính xác.

9) Tải xuống & ký điện tử

AutoTaxForms cho phép bạn điền W-8BEN trực tuyến với số trường tối thiểu, tự động ánh xạ sang PDF chính thức của IRS và áp dụng chữ ký điện tử. Sau đó bạn có thể tải về PDF sẵn sàng nộp cho Payoneer, Upwork, Amazon, AdSense và nhiều bên khác.