Guía – W-8BEN y Formularios de Impuestos de EE.UU.

1) Introducción

En el sistema fiscal de EE.UU., los pagadores y plataformas (Payoneer, Upwork, Amazon, AdSense, tiendas de aplicaciones, etc.) a menudo requieren que los usuarios no estadounidenses presenten un formulario de impuestos de EE.UU. válido. El más común para individuos es el formulario W-8BEN (IRS: Certificado de condición extranjera de propietario beneficiario para retención y reporte en EE.UU.). Presentar el formulario correcto puede ayudarte a reclamar beneficios de tratados fiscales y reducir la retención de impuestos.

2) ¿Qué formulario necesito?

Usa esta guía rápida de decisión si no estás seguro de qué formulario del IRS se aplica:

1. ¿Eres ciudadano, residente o entidad registrada en EE.UU.? Si la respuesta es sí, presenta el formulario W-9. Si no, continúa.
2. ¿Recibes los ingresos a través de una entidad no estadounidense (empresa, sociedad, fideicomiso)? Si la respuesta es sí, completa el formulario W-8BEN-E. Las LLC de un solo miembro tratadas como desestimadas deben seguir el estatus de su propietario.
3. ¿Eres un individuo no estadounidense que recibe ingresos directamente? Si la respuesta es sí, necesitas el formulario W-8BEN para certificar condición extranjera y reclamar beneficios de tratados.

Resumen rápido:

3) Cómo llenar el W-8BEN (paso a paso)

Parte I — Identificación del propietario beneficiario

• Nombre completo — Tu nombre legal (como en el pasaporte).
• Nacionalidad — Tu país de ciudadanía.
• Dirección de residencia permanente — Una dirección fuera de EE.UU. (el país debe estar fuera de EE.UU.).
• Dirección postal — Si es diferente a tu dirección permanente.
• FTIN (Número de Identificación Fiscal extranjero) — Requerido por muchos pagadores; mejora la aceptación.
• TIN de EE.UU. (ITIN/SSN) — Solo si aplica (muchos individuos no estadounidenses no lo tienen).
• Fecha de nacimiento — En formato requerido (ej., AAAA-MM-DD).

Parte II — Reclamación de beneficios de tratado fiscal (si aplica)

Si tu país tiene un tratado fiscal con EE.UU., puedes reclamar una tasa reducida de retención para el tipo de ingreso aplicable (ej., servicios, regalías). Debes especificar el artículo del tratado y, si corresponde, un párrafo, además de la tasa. AutoTaxForms puede preseleccionar artículos del tratado cuando seas elegible, minimizando errores.

Parte III — Certificación

• Lee las declaraciones de certificación cuidadosamente.
• Firma y fecha el formulario. Muchas plataformas aceptan un PDF firmado digitalmente.
• Envía el PDF del W-8BEN firmado a tu pagador/plataforma según se requiera.

4) Cómo llenar el W-8BEN-E (entidades)

El formulario W-8BEN-E es la versión para entidades: empresas no estadounidenses, sociedades, fideicomisos y entidades desestimadas con propietarios no estadounidenses. Documenta tanto el estatus del Capítulo 3 (retención) como del Capítulo 4 (FATCA).

Parte I — Identificación del propietario beneficiario

• Línea 1 — Nombre legal de la organización. Debe coincidir con el registrado en el país de constitución y ante la autoridad fiscal.
• Línea 2 — País de constitución/organización.
• Línea 3 — Entidad desestimada que recibe el pago (si corresponde). Se utiliza cuando una sucursal o entidad desestimada, y no el propietario, reclama beneficios de tratado.
• Línea 4 — Estatus bajo el Capítulo 3 (ej., corporación, sociedad, fideicomiso simple). Selecciona el estatus que coincida con el tratamiento fiscal en tu jurisdicción.
• Línea 5 — Estatus FATCA (Capítulo 4). Selecciona la clasificación que corresponda (NFFE Activa, NFFE Pasiva, PFFI, etc.).
• Líneas 6–8 — Información de dirección: domicilio social permanente, dirección postal opcional y país.
• Líneas 9a–9c — Proporciona GIIN si corresponde, número de identificación fiscal extranjero, e indica si el FTIN es legalmente requerido.
• Línea 10 — Números de referencia para el pagador (opcional).

Parte II — Entidad desestimada o sucursal receptora del pago

Completa esta sección solo si el pago se hace a una sucursal o entidad desestimada en lugar del propietario. Proporciona nombre, dirección, estatus FATCA y GIIN (si corresponde).

Parte III — Reclamación de beneficios de tratado fiscal

• Línea 14 — Confirma que la entidad es residente del país del tratado y cumple con los requisitos de Limitación de Beneficios (LOB).
• Línea 15 — Indica el artículo del tratado aplicable, la tasa de retención, el tipo de ingreso y cualquier condición o explicación adicional.
• Líneas 16/17 — Haz representaciones adicionales si es necesario (ej., tipos de ingresos específicos, beneficios derivados).

Capítulos FATCA y anexos

Dependiendo del estatus bajo el Capítulo 4, puede ser necesario completar partes adicionales (IV–XXVIII). Entidades activas suelen certificar en la Parte XXV. NFFEs pasivas con propietarios sustanciales de EE.UU. deben completar la Parte XXIX con detalles y TINs.

Certificación

El firmante autorizado debe certificar su capacidad, firmar y fechar en la Parte XXX. Si la entidad utiliza una sucursal o entidad desestimada, asegúrate de que la persona tenga autoridad para representar al propietario beneficiario.

5) Cómo llenar el W-9 (paso a paso)

El formulario W-9 es utilizado por personas y entidades de EE.UU. para proporcionar su nombre correcto y número de identificación del contribuyente al solicitante. A menudo se requiere para informes 1099, bancos y plataformas de inversión.

Parte I — Líneas 1–7

• Línea 1 — Nombre legal que coincide con el TIN. Para entidades desestimadas propiedad de individuos, escribe el nombre del propietario.
• Línea 2 — Nombre comercial o de la entidad desestimada si es diferente de la línea 1.
• Línea 3 — Clasificación fiscal federal. Selecciona la opción que coincida con tu declaración (individuo, corporación C/S, sociedad, fideicomiso/herencia, o LLC con clasificación C/S/P). “Otro” debe incluir una breve descripción.
• Línea 3b — Casilla de traspaso. Requerida cuando una sociedad, fideicomiso o LLC tratada como sociedad entrega el formulario a otra entidad de traspaso y tiene propietarios extranjeros.
• Línea 4 — Exenciones. Escribe códigos de exención de pagador y FATCA solo si aplican (ej., ciertas corporaciones, instituciones financieras).
• Líneas 5–6 — Dirección donde el solicitante enviará documentos fiscales (calle, ciudad, estado, código postal).
• Línea 7 — Números de referencia para el solicitante (opcional).

Parte I — Sección TIN

• Selecciona el tipo correcto de TIN. Individuos y propietarios únicos generalmente proporcionan un SSN; las entidades proporcionan un EIN.
• Si estás esperando un TIN, marca la casilla “Solicitado” y entrégalo al solicitante en cuanto se emita el número.
• Para entidades desestimadas, usa el SSN/EIN del propietario; para fideicomisos otorgantes, sigue la tabla del IRS “Qué nombre y número dar al solicitante”.

Parte II — Certificación

• Al firmar, confirmas que el TIN es correcto (o lo estás solicitando), no estás sujeto a retención adicional (a menos que se te notifique), eres una persona estadounidense y cualquier código FATCA es exacto.
• Si el IRS te ha notificado que estás sujeto a retención adicional, tacha el ítem 2 de certificación. AutoTaxForms aplica un tachado rojo cuando seleccionas esta opción.
• Firma y fecha el formulario. Las firmas electrónicas generalmente son aceptadas cuando el solicitante lo permite.

6) Errores comunes a evitar

• Dejar vacío el FTIN cuando tu país lo requiere.
• Escoger el artículo/tasa de tratado incorrecto o reclamar un beneficio que tu país no tiene.
• Usar una dirección de EE.UU. como residencia permanente (el W-8BEN es para individuos no estadounidenses).
• Olvidar firmar y fechar el formulario antes de enviarlo.

7) ¿Cuánto tiempo es válido el W-8BEN?

Un formulario W-8BEN suele ser válido hasta por 3 años fiscales, a menos que tu residencia/ciudadanía o elegibilidad de tratado cambie antes. Si algo cambia, debes enviar un formulario actualizado.

8) ¿Qué pasa si no presento el W-8BEN?

Tus pagos de fuente estadounidense pueden estar sujetos a la retención predeterminada del 30%. Presentar el formulario fiscal correcto (W-8BEN para individuos no estadounidenses) ayuda a asegurar la retención y reporte adecuados.

9) Descargar y firmar electrónicamente

AutoTaxForms te permite llenar el W-8BEN en línea con pocos campos, mapear automáticamente al PDF oficial del IRS y aplicar tu firma electrónica. Luego puedes descargar un PDF listo para enviar a Payoneer, Upwork, Amazon, AdSense y más.