Leitfaden – W-8BEN & US-Steuerformulare

1) Einführung

Im US-Steuersystem verlangen Auszahler und Plattformen (Payoneer, Upwork, Amazon, AdSense, App-Stores usw.) von Nicht-US-Nutzern häufig ein gültiges US-Steuerformular. Für Privatpersonen ist das Formular W-8BEN am gängigsten (IRS: Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting). Das richtige Formular hilft Ihnen, Doppelbesteuerungsabkommen-Vorteile zu beantragen und die Quellensteuer zu reduzieren.

2) Welches Formular benötige ich?

Nutzen Sie diese kurze Entscheidungshilfe, wenn Sie nicht sicher sind, welches IRS-Formular gilt:

1. Sind Sie US-Staatsbürger, in den USA ansässig oder eine in den USA registrierte Einheit? Dann reichen Sie Formular W-9 ein. Wenn nicht, weiter.
2. Erhalten Sie die Einkünfte über eine Nicht-US-Einheit (Firma, Personengesellschaft, Trust)? Dann füllen Sie Formular W-8BEN-E aus. Einpersonen-LLCs, die steuerlich ignoriert werden, richten sich nach dem Status des Eigentümers.
3. Sind Sie eine Nicht-US-Privatperson, die die Einkünfte direkt erhält? Dann benötigen Sie Formular W-8BEN, um den Auslandsstatus zu bestätigen und DBA-Vorteile zu beantragen.

Formular-Überblick auf einen Blick:

3) W-8BEN ausfüllen (Schritt für Schritt)

Teil I — Identifikation des wirtschaftlich Berechtigten

• Vollständiger Name — Ihr amtlicher Name (wie im Reisepass).
• Staatsangehörigkeit — Ihr Staatsangehörigkeitsland.
• Wohnsitzadresse — Eine Nicht-US-Adresse (das Land muss außerhalb der USA liegen).
• Postanschrift — Falls abweichend von der Wohnsitzadresse.
• Ausländische TIN (Steuer-ID) — Von vielen Auszahlern verlangt; erhöht die Akzeptanz.
• US-TIN (ITIN/SSN) — Nur falls vorhanden (viele Nicht-US-Personen haben keine).
• Geburtsdatum — Im geforderten Format (z. B. YYYY-MM-DD).

Teil II — Beanspruchung von DBA-Vorteilen (falls zutreffend)

Wenn Ihr Land ein Doppelbesteuerungsabkommen mit den USA hat, können Sie einen reduzierten Quellensteuersatz für die jeweilige Einkunftsart (z. B. Dienstleistungen, Lizenzen) beanspruchen. Sie müssen den Abkommensartikel und ggf. den Absatz sowie den entsprechenden Steuersatz angeben. AutoTaxForms kann passende Abkommensartikel vorwählen, um Fehler zu minimieren.

Teil III — Bescheinigung

• Lesen Sie die Erklärungen sorgfältig.
• Unterschreiben und datieren Sie das Formular. Viele Plattformen akzeptieren ein digital signiertes PDF.
• Reichen Sie das unterzeichnete W-8BEN-PDF wie gefordert bei Ihrem Auszahler/Ihrer Plattform ein.

4) W-8BEN-E ausfüllen (Einheiten)

Formular W-8BEN-E ist die Unternehmensvariante für Nicht-US-Unternehmen, Personengesellschaften, Trusts und ignorierte Einheiten mit Nicht-US-Eigentümern. Es dokumentiert sowohl den Status nach Kapitel 3 (Quellensteuer) als auch Kapitel 4 (FATCA).

Teil I — Identifikation des wirtschaftlich Berechtigten

• Zeile 1 — Gesetzlicher Name der Organisation. Muss dem im Gründungsland und bei der Steuerbehörde registrierten Namen entsprechen.
• Zeile 2 — Land der Gründung/Organisation.
• Zeile 3 — Nicht beachtete Einheit (Disregarded Entity, DE), die die Zahlung erhält (falls vorhanden). Verwenden Sie dies, wenn eine Niederlassung/DE – und nicht der Eigentümer – DBA-Vorteile beansprucht.
• Zeile 4 — Status nach Kapitel 3 (z. B. Kapitalgesellschaft, Personengesellschaft, einfacher Trust). Wählen Sie den Status, der der steuerlichen Einordnung im Sitzstaat entspricht.
• Zeile 5 — Status nach Kapitel 4 (FATCA). Wählen Sie die zutreffende FATCA-Klassifizierung (Active NFFE, Passive NFFE, PFFI usw.).
• Zeilen 6–8 — Adressangaben: eingetragene Anschrift, optionale Postanschrift und Land.
• Zeilen 9a–9c — GIIN (falls erforderlich), ausländische Steuer-ID sowie Angabe, ob eine FTIN gesetzlich vorgeschrieben ist.
• Zeile 10 — Referenznummern für den Auszahler (optional).

Teil II — Nicht beachtete Einheit oder Niederlassung als Zahlungsempfänger

Füllen Sie diesen Abschnitt nur aus, wenn die Zahlung an eine Niederlassung oder eine Disregarded Entity und nicht an den Eigentümer erfolgt. Geben Sie Name, Adresse, Kapitel-4-Status und ggf. GIIN an.

Teil III — DBA-Vorteile

• Zeile 14 — Bestätigen Sie, dass die Einheit im DBA-Staat ansässig ist und die LOB-Voraussetzungen (Limitation on Benefits) erfüllt.
• Zeile 15 — Tragen Sie den zutreffenden Abkommensartikel, den Quellensteuersatz, die Einkunftsart sowie zusätzliche Bedingungen/Erklärungen ein.
• Zeilen 16/17 — Zusätzliche DBA-Erklärungen, falls erforderlich (z. B. bestimmte Einkunftsarten, abgeleitete Vorteile).

FATCA-Kapitel und Teile

Je nach Kapitel-4-Status können weitere Teile (IV–XXVIII) erforderlich sein. Aktive Einheiten können oft in Teil XXV bestätigen. Passive NFFEs mit wesentlichen US-Eigentümern müssen Teil XXIX mit Eigentümerdaten und TINs ausfüllen.

Bescheinigung

Die zeichnungsberechtigte Person muss ihre Vertretungsmacht bestätigen sowie Teil XXX unterschreiben und datieren. Wenn die Einheit eine Niederlassung oder DE nutzt, stellen Sie sicher, dass die unterzeichnende Person den wirtschaftlich Berechtigten vertreten darf.

5) W-9 ausfüllen (Schritt für Schritt)

Formular W-9 wird von US-Personen und -Einheiten verwendet, um ihren korrekten Namen und die Steuer-ID (TIN) an den Anforderer zu übermitteln. Es wird oft für 1099-Meldungen, Banking und Investment-Plattformen benötigt.

Teil I — Zeilen 1–7

• Zeile 1 — Gesetzlicher Name gemäß TIN. Bei ignorierten Einheiten im Besitz von Privatpersonen den Namen des Eigentümers eintragen.
• Zeile 2 — Geschäftsname/Name der ignorierten Einheit, falls abweichend von Zeile 1.
• Zeile 3 — Bundessteuerliche Klassifizierung. Wählen Sie die Option entsprechend Ihrer Steuererklärung (Einzelperson, C/S-Corporation, Personengesellschaft, Trust/Nachlass oder LLC mit Steuerklassifizierung C/S/P). Bei „Other/sonstiges“ eine kurze Beschreibung angeben.
• Zeile 3b — Kontrollkästchen für „Flow-through“. Erforderlich, wenn eine Personengesellschaft, ein Trust oder eine LLC, die als Personengesellschaft besteuert wird, das Formular einer anderen Flow-through-Einheit mit ausländischen Eigentümern vorlegt.
• Zeile 4 — Ausnahmen. Codes für befreite Zahlungsempfänger und FATCA nur angeben, wenn zutreffend (z. B. bestimmte Kapitalgesellschaften, Finanzinstitute).
• Zeilen 5–6 — Anschrift für steuerliche Post (Straße, Ort, Bundesstaat, ZIP).
• Zeile 7 — Referenznummern für den Anforderer (optional).

Teil I — TIN-Abschnitt

• Wählen Sie die richtige TIN-Art. Einzelpersonen und Einzelunternehmer geben in der Regel eine SSN an; Einheiten eine EIN.
• Wenn Sie eine TIN beantragen, markieren Sie „Applied for/beantragt“ und teilen Sie sie dem Anforderer mit, sobald sie vergeben ist.
• Bei ignorierten Einheiten die SSN/EIN des Eigentümers verwenden; bei Grantor-Trusts die IRS-Tabelle „Which name and number to give the requester“ beachten.

Teil II — Bescheinigung

• Mit Ihrer Unterschrift bestätigen Sie, dass die TIN korrekt ist (oder beantragt wurde), dass Sie nicht dem Backup Withholding (Sicherungsabzug) unterliegen (sofern nicht mitgeteilt), dass Sie eine US-Person sind und ggf. FATCA-Codes zutreffen.
• Wenn das IRS Sie über Backup Withholding informiert hat, streichen Sie Punkt 2 der Bescheinigung durch. AutoTaxForms zeigt beim Umschalten der Option einen roten Durchstrich an.
• Unterschreiben und datieren Sie das Formular. Elektronische Signaturen werden in der Regel akzeptiert, wenn der Anforderer dies zulässt.

6) Häufige Fehler vermeiden

• Ausländische TIN leer lassen, obwohl sie Ihr Land verlangt.
• Falschen Abkommensartikel/Satz wählen oder einen Vorteil beanspruchen, den Ihr Land nicht hat.
• Eine US-Adresse als Wohnsitz verwenden (W-8BEN ist für Nicht-US-Privatpersonen).
• Das Formular nicht unterschreiben und datieren, bevor Sie es einreichen.

7) Wie lange ist W-8BEN gültig?

Ein W-8BEN ist in der Regel bis zu 3 Kalenderjahre gültig, es sei denn, Ihr Wohnsitz/Staatsangehörigkeit oder Ihre Abkommensberechtigung ändert sich früher. Bei Änderungen sollten Sie ein aktualisiertes Formular einreichen.

8) Was passiert ohne W-8BEN?

Ihre US-Quellenzahlungen können der standardmäßigen Quellensteuer von 30 % unterliegen. Die Einreichung des richtigen US-Steuerformulars (für Nicht-US-Privatpersonen: W-8BEN) sorgt für korrekten Quellensteuerabzug und Meldung.

9) Download & E-Signatur

Mit AutoTaxForms können Sie W-8BEN online ausfüllen, Felder werden automatisch in das offizielle IRS-PDF übertragen, und Ihre E-Signatur wird angewendet. Anschließend laden Sie ein einreichfertiges PDF für Payoneer, Upwork, Amazon, AdSense u. a. herunter.