Przewodnik – W-8BEN i formularze podatkowe USA

1) Wprowadzenie

W systemie podatkowym USA płatnicy i platformy (Payoneer, Upwork, Amazon, AdSense, sklepy z aplikacjami itp.) często wymagają od użytkowników spoza USA przedstawienia ważnego formularza podatkowego USA. Najczęściej stosowanym dla osób fizycznych jest formularz W-8BEN (IRS: Certyfikat statusu zagranicznego beneficjenta dla celów potrącania podatków i raportowania w USA). Wypełnienie odpowiedniego formularza może pomóc w uzyskaniu korzyści traktatowych oraz zmniejszeniu podatku u źródła.

2) Który formularz jest mi potrzebny?

Skorzystaj z tego szybkiego przewodnika decyzyjnego, jeśli nie jesteś pewien, który formularz IRS dotyczy Ciebie:

1. Czy jesteś obywatelem USA, rezydentem lub podmiotem zarejestrowanym w USA? Jeśli tak, wypełnij Formularz W-9. Jeśli nie, przejdź dalej.
2. Czy otrzymujesz dochód za pośrednictwem podmiotu spoza USA (spółki, partnerstwa, trustu)? Jeśli tak, wypełnij Formularz W-8BEN-E. Jednoosobowe LLC, które są pomijane podatkowo, powinny stosować się do statusu właściciela.
3. Czy jesteś osobą fizyczną spoza USA, otrzymującą dochód bezpośrednio? Jeśli tak, potrzebujesz Formularza W-8BEN, aby potwierdzić status zagraniczny i skorzystać z korzyści traktatowych.

Podsumowanie formularzy w skrócie:

3) Jak wypełnić W-8BEN (krok po kroku)

Część I — Identyfikacja beneficjenta

• Pełne imię i nazwisko — Twoje prawne imię i nazwisko (jak w paszporcie).
• Obywatelstwo — Twój kraj obywatelstwa.
• Adres stałego zamieszkania — Adres spoza USA (kraj musi być poza USA).
• Adres korespondencyjny — Jeśli różni się od adresu stałego zamieszkania.
• Zagraniczny numer identyfikacji podatkowej (TIN) — Wymagany przez wielu płatników; zwiększa akceptację.
• Amerykański numer TIN (ITIN/SSN) — Tylko jeśli dotyczy (wiele osób spoza USA go nie posiada).
• Data urodzenia — W wymaganym formacie (np. RRRR-MM-DD).

Część II — Skorzystanie z korzyści traktatowych (jeśli dotyczy)

Jeśli Twój kraj ma umowę podatkową ze Stanami Zjednoczonymi, możesz ubiegać się o obniżoną stawkę podatku u źródła dla odpowiedniego rodzaju dochodu (np. usługi, tantiemy). Musisz określić artykuł traktatu i (jeśli potrzebne) paragraf, a także odpowiednią stawkę. AutoTaxForms może automatycznie wybrać artykuły traktatu, gdy jest to możliwe, minimalizując błędy.

Część III — Certyfikacja

• Uważnie przeczytaj oświadczenia certyfikacyjne.
• Podpisz i opatrz datą formularz. Wiele platform akceptuje cyfrowo podpisany PDF.
• Prześlij podpisany formularz W-8BEN w formacie PDF do płatnika/platformy zgodnie z ich wymogami.

4) Jak wypełnić W-8BEN-E (podmioty)

Formularz W-8BEN-E jest przeznaczony dla firm, partnerstw, trustów oraz pomijanych podatkowo podmiotów spoza USA z właścicielami spoza USA. Dokumentuje status w rozdziałach 3 (podatek u źródła) oraz 4 (FATCA).

Część I — Identyfikacja beneficjenta

• Wiersz 1 — Prawna nazwa organizacji. Powinna zgadzać się z nazwą zarejestrowaną w kraju powstania i urzędzie podatkowym.
• Wiersz 2 — Kraj założenia/organizacji.
• Wiersz 3 — Pomijany podmiot otrzymujący płatność (jeśli dotyczy). Użyj, gdy oddział lub pomijany podmiot, a nie właściciel, ubiega się o korzyści traktatowe.
• Wiersz 4 — Status w rozdziale 3 (np. korporacja, partnerstwo, prosty trust). Wybierz status odpowiadający sposobowi opodatkowania podmiotu w jego jurysdykcji.
• Wiersz 5 — Status w rozdziale 4 (FATCA). Wybierz odpowiednią klasyfikację FATCA (Aktywny NFFE, Pasywny NFFE, PFFI itp.).
• Wiersze 6–8 — Informacje adresowe: stały adres zarejestrowany, opcjonalny adres korespondencyjny i kraj.
• Wiersze 9a–9c — Podaj GIIN, jeśli wymagany, zagraniczny numer identyfikacji podatkowej oraz informację, czy FTIN jest prawnie wymagany.
• Wiersz 10 — Numery referencyjne dla płatnika (opcjonalne).

Część II — Pomijany podmiot lub oddział otrzymujący płatność

Wypełnij tę sekcję tylko wtedy, gdy płatność jest dokonywana na rzecz oddziału lub pomijanego podmiotu, a nie właściciela. Podaj nazwę oddziału/pomijanego podmiotu, adres, status w rozdziale 4 oraz GIIN, jeśli dotyczy.

Część III — Skorzystanie z korzyści traktatowych

• Wiersz 14 — Potwierdź, że podmiot jest rezydentem kraju traktatu i spełnia wymagania dotyczące ograniczenia korzyści (LOB).
• Wiersz 15 — Wprowadź odpowiedni artykuł traktatu, stawkę podatku u źródła, rodzaj dochodu oraz wszelkie dodatkowe warunki lub wyjaśnienia.
• Wiersze 16/17 — Dodaj dodatkowe oświadczenia traktatowe, jeśli wymagane (np. dla określonych rodzajów dochodu, korzyści pochodnych).

Rozdziały i harmonogramy FATCA

W zależności od statusu w rozdziale 4, może być wymagane wypełnienie dodatkowych części (IV–XXVIII). Aktywne podmioty często mogą potwierdzić status w części XXV. Pasywne NFFE z istotnymi właścicielami z USA muszą wypełnić część XXIX z danymi właścicieli i numerami TIN.

Certyfikacja

Upoważniony podpisujący musi potwierdzić zdolność, podpisać i opatrzyć datą część XXX. Jeśli podmiot korzysta z oddziału lub pomijanego podmiotu, upewnij się, że osoba podpisująca ma uprawnienia do reprezentowania beneficjenta.

5) Jak wypełnić W-9 (krok po kroku)

Formularz W-9 jest używany przez osoby i podmioty z USA do podania prawidłowej nazwy i numeru identyfikacji podatkowej na żądanie. Często wymagany dla raportowania 1099, platform bankowych i inwestycyjnych.

Część I — Wiersze 1–7

• Wiersz 1 — Prawna nazwa zgodna z numerem TIN. Dla pomijanych podmiotów należących do osób fizycznych podaj nazwisko właściciela.
• Wiersz 2 — Nazwa firmy/pomijanego podmiotu, jeśli różni się od wiersza 1.
• Wiersz 3 — Federalna klasyfikacja podatkowa. Wybierz opcję zgodną z tym, jak rozliczasz podatki (osoba fizyczna, korporacja C/S, partnerstwo, trust/majątek lub LLC z klasyfikacją podatkową C/S/P). „Inne” powinno zawierać krótki opis.
• Wiersz 3b — Pole wyboru dla podmiotów przepływowych. Wymagane, gdy partnerstwo, trust lub LLC opodatkowane jako partnerstwo dostarcza formularz innemu podmiotowi przepływowemu i ma zagranicznych właścicieli.
• Wiersz 4 — Wyjątki. Wprowadź kody zwolnionego odbiorcy i FATCA tylko wtedy, gdy mają zastosowanie (np. niektóre korporacje, instytucje finansowe).
• Wiersze 5–6 — Adres, na który żądający wysyła dokumenty podatkowe (ulica, miasto, stan, kod pocztowy).
• Wiersz 7 — Numery referencyjne dla żądającego (opcjonalne).

Część I — Sekcja TIN

• Wybierz prawidłowy typ numeru TIN. Osoby fizyczne i jednoosobowi przedsiębiorcy zazwyczaj podają SSN; podmioty podają EIN.
• Jeśli oczekujesz na numer TIN, zaznacz pole „Wnioskowano” i podaj numer żądającemu, gdy tylko zostanie wydany.
• Dla pomijanych podmiotów użyj SSN/EIN właściciela; dla trustów grantorowych postępuj zgodnie z tabelą IRS „Jaką nazwę i numer podać żądającemu”.

Część II — Certyfikacja

• Podpisując, potwierdzasz, że numer TIN jest prawidłowy (lub wnioskujesz o niego), nie podlegasz potrącaniu rezerwowemu (chyba że powiadomiono inaczej), jesteś osobą/podmiotem z USA, a wszelkie kody FATCA są dokładne.
• Jeśli IRS powiadomił Cię, że podlegasz potrącaniu rezerwowemu, skreśl punkt 2 certyfikacji. AutoTaxForms stosuje czerwone przekreślenie, gdy włączysz opcję potrącania rezerwowego.
• Podpisz i opatrz datą formularz. Podpisy elektroniczne są zazwyczaj akceptowane, gdy żądający na to pozwala.

6) Najczęstsze błędy, których należy unikać

• Pozostawienie zagranicznego numeru TIN pustego, gdy Twój kraj tego wymaga.
• Wybranie niewłaściwego artykułu/stawki traktatu lub ubieganie się o korzyści, których Twój kraj nie oferuje.
• Użycie adresu w USA jako stałego miejsca zamieszkania (W-8BEN jest dla osób spoza USA).
• Zapomnienie o podpisie i dacie formularza przed złożeniem.

7) Jak długo ważny jest W-8BEN?

Formularz W-8BEN jest zazwyczaj ważny przez 3 lata kalendarzowe, chyba że wcześniej zmieni się Twój status rezydencji/obywatelstwa lub uprawnienia traktatowe. W przypadku jakichkolwiek zmian należy złożyć zaktualizowany formularz.

8) Co się stanie, jeśli nie złożę W-8BEN?

Twoje płatności z USA mogą podlegać domyślnemu podatkowi u źródła w wysokości 30%. Złożenie odpowiedniego formularza podatkowego USA (W-8BEN dla osób spoza USA) pomaga zapewnić prawidłowe potrącanie i raportowanie.

9) Pobierz i podpisz elektronicznie

AutoTaxForms pozwala wypełnić W-8BEN online przy minimalnej liczbie pól, automatycznie mapuje na oficjalny PDF IRS i stosuje Twój podpis elektroniczny. Możesz następnie pobrać gotowy do złożenia PDF dla Payoneer, Upwork, Amazon, AdSense i innych.