Gids – W-8BEN & Amerikaanse belastingformulieren

1) Inleiding

In het Amerikaanse belastingstelsel vereisen betalers en platforms (Payoneer, Upwork, Amazon, AdSense, app stores, enz.) vaak dat niet-Amerikaanse gebruikers een geldig Amerikaans belastingformulier indienen. Het meest gebruikte formulier voor individuen is het W-8BEN-formulier (IRS: Certificaat van Buitenlandse Status van de Uiteindelijke Eigenaar voor Amerikaanse Belastinginhouding en Rapportage). Het indienen van het juiste formulier kan u helpen belastingverdragsvoordelen te claimen en inhoudingsbelasting te verminderen.

2) Welk formulier heb ik nodig?

Gebruik deze snelle beslissingsgids als u niet zeker weet welk IRS-formulier van toepassing is:

1. Bent u een Amerikaans staatsburger, inwoner of een in de VS geregistreerde entiteit? Zo ja, dien Formulier W-9 in. Zo niet, ga verder.
2. Ontvangt u het inkomen via een niet-Amerikaanse entiteit (bedrijf, partnerschap, trust)? Zo ja, vul Formulier W-8BEN-E in. Eenmans-LLC's die worden genegeerd, moeten de status van hun eigenaar volgen.
3. Bent u een niet-Amerikaans individu dat het inkomen direct ontvangt? Zo ja, hebt u Formulier W-8BEN nodig om uw buitenlandse status te certificeren en verdragsvoordelen te claimen.

Samenvatting van de formulieren in een oogopslag:

3) Hoe vul ik W-8BEN in (stap-voor-stap)?

Deel I — Identificatie van de Uiteindelijke Eigenaar

• Volledige naam — Uw wettelijke naam (zoals in uw paspoort).
• Staatsburgerschap — Uw land van staatsburgerschap.
• Permanente woonadres — Een niet-Amerikaans adres (het land moet buiten de VS liggen).
• Postadres — Indien verschillend van uw permanente adres.
• Buitenlands TIN (Belastingidentificatienummer) — Vereist door veel betalers; verbetert acceptatie.
• Amerikaans TIN (ITIN/SSN) — Alleen indien van toepassing (veel niet-Amerikaanse individuen hebben er geen).
• Geboortedatum — In het vereiste formaat (bijv. JJJJ-MM-DD).

Deel II — Claimen van Belastingverdragsvoordelen (indien van toepassing)

Als uw land een belastingverdrag heeft met de Verenigde Staten, kunt u een verlaagd tarief van inhoudingsbelasting claimen voor het toepasselijke type inkomen (bijv. diensten, royalty's). U moet het verdragsartikel specificeren en (indien nodig) een paragraaf, plus het bijbehorende tarief. AutoTaxForms kan verdragsartikelen vooraf selecteren wanneer u in aanmerking komt, waardoor fouten worden geminimaliseerd.

Deel III — Certificering

• Lees de certificeringsverklaringen zorgvuldig door.
• Onderteken en dateer het formulier. Veel platforms accepteren een digitaal ondertekend PDF.
• Dien het ondertekende W-8BEN PDF in bij uw betaler/platform zoals gevraagd.

4) Hoe vul ik W-8BEN-E in (entiteiten)?

Formulier W-8BEN-E is de versie voor entiteiten voor niet-Amerikaanse bedrijven, partnerschappen, trusts en genegeerde entiteiten met niet-Amerikaanse eigenaren. Het documenteert zowel Hoofdstuk 3 (inhouding) als Hoofdstuk 4 (FATCA) status.

Deel I — Identificatie van de Uiteindelijke Eigenaar

• Regel 1 — Wettelijke naam van de organisatie. Komt overeen met de naam geregistreerd bij uw oprichtingsland en belastingautoriteit.
• Regel 2 — Land van oprichting/organisatie.
• Regel 3 — Genegeerde entiteit die de betaling ontvangt (indien van toepassing). Gebruik dit wanneer een filiaal of genegeerde entiteit, in plaats van de eigenaar, verdragsvoordelen claimt.
• Regel 4 — Hoofdstuk 3-status (bijv. vennootschap, partnerschap, eenvoudige trust). Kies de status die overeenkomt met hoe de entiteit wordt belast in haar thuisjurisdictie.
• Regel 5 — Hoofdstuk 4 (FATCA) status. Selecteer de FATCA-classificatie die van toepassing is (Actieve NFFE, Passieve NFFE, PFFI, enz.).
• Regels 6–8 — Adresinformatie: permanent geregistreerd adres, optioneel postadres en land.
• Regels 9a–9c — Verstrek GIIN indien vereist, buitenlands belastingidentificatienummer en of het FTIN wettelijk vereist is.
• Regel 10 — Referentienummers voor de betaler (optioneel).

Deel II — Genegeerde entiteit of filiaal dat de betaling ontvangt

Vul dit gedeelte alleen in als de betaling wordt gedaan aan een filiaal of genegeerde entiteit in plaats van de eigenaar. Verstrek de naam, het adres, de Hoofdstuk 4-status en GIIN waar van toepassing.

Deel III — Claimen van belastingverdragsvoordelen

• Regel 14 — Bevestig dat de entiteit een inwoner is van het verdragsland en voldoet aan de vereisten voor Beperking van Voordelen (LOB).
• Regel 15 — Voer het toepasselijke verdragsartikel, tarief van inhouding, type inkomen en eventuele aanvullende voorwaarden of uitleg in.
• Regel 16/17 — Maak aanvullende verdragsverklaringen indien vereist (bijv. specifieke inkomstentypes, afgeleide voordelen).

FATCA-hoofdstukken en schema’s

Afhankelijk van de Hoofdstuk 4-status kunnen aanvullende delen (IV–XXVIII) vereist zijn. Actieve entiteiten kunnen vaak certificeren in Deel XXV. Passieve NFFE’s met substantiële Amerikaanse eigenaren moeten Deel XXIX invullen met eigenaarsdetails en TIN’s.

Certificering

De geautoriseerde ondertekenaar moet de capaciteit certificeren, ondertekenen en dateren in Deel XXX. Als de entiteit een filiaal of genegeerde entiteit gebruikt, zorg ervoor dat de ondertekenaar bevoegd is om de uiteindelijke eigenaar te vertegenwoordigen.

5) Hoe vul ik W-9 in (stap-voor-stap)?

Formulier W-9 wordt gebruikt door Amerikaanse personen en entiteiten om hun juiste naam en belastingidentificatienummer te verstrekken aan de aanvrager. Het is vaak vereist voor 1099-rapportage, bankieren en investeringsplatforms.

Deel I — Regels 1–7

• Regel 1 — Wettelijke naam die overeenkomt met de TIN. Voor genegeerde entiteiten die eigendom zijn van individuen, voer de naam van de eigenaar in.
• Regel 2 — Bedrijfs-/genegeerde entiteitsnaam indien verschillend van regel 1.
• Regel 3 — Federale belastingclassificatie. Kies de optie die overeenkomt met hoe u belastingaangifte doet (individu, C/S-vennootschap, partnerschap, trust/nalatenschap, of LLC met belastingclassificatie C/S/P). “Overig” moet een korte beschrijving bevatten.
• Regel 3b — Doorstroomcheckbox. Vereist wanneer een partnerschap, trust of LLC die als partnerschap wordt belast, het formulier verstrekt aan een andere doorstroomentiteit en buitenlandse eigenaren heeft.
• Regel 4 — Vrijstellingen. Voer alleen vrijstellingscodes voor betalers en FATCA in als deze van toepassing zijn (bijv. bepaalde vennootschappen, financiële instellingen).
• Regels 5–6 — Adres waar de aanvrager belastingdocumenten naartoe stuurt (straat, stad, staat, postcode).
• Regel 7 — Referentienummers voor de aanvrager (optioneel).

Deel I — TIN-sectie

• Selecteer het juiste TIN-type. Individuen en eenmanszaken verstrekken over het algemeen een SSN; entiteiten verstrekken een EIN.
• Als u wacht op een TIN, vink het vakje “Aangevraagd” aan en geef het nummer aan de aanvrager zodra het is uitgegeven.
• Voor genegeerde entiteiten, gebruik de SSN/EIN van de eigenaar; voor grantor trusts, volg de IRS-tabel “Welke naam en nummer te geven aan de aanvrager”.

Deel II — Certificering

• Door te ondertekenen bevestigt u dat de TIN correct is (of dat u er een aanvraagt), u niet onderhevig bent aan inhoudingsbelasting (tenzij anders gemeld), u een Amerikaans persoon bent, en eventuele FATCA-codes correct zijn.
• Als de IRS u heeft gemeld dat u onderhevig bent aan inhoudingsbelasting, streep certificeringspunt 2 door. AutoTaxForms past een rode doorhaling toe wanneer u de optie voor inhoudingsbelasting inschakelt.
• Onderteken en dateer het formulier. Elektronische handtekeningen worden over het algemeen geaccepteerd wanneer de aanvrager deze toestaat.

6) Veelgemaakte fouten om te vermijden

• Het buitenlands TIN leeg laten wanneer uw land dit vereist.
• Het kiezen van het verkeerde verdragsartikel/tarief of het claimen van een voordeel dat uw land niet heeft.
• Het gebruik van een Amerikaans adres als permanente woonplaats (W-8BEN is voor niet-Amerikaanse individuen).
• Vergeten het formulier te ondertekenen en dateren voor indiening.

7) Hoe lang is W-8BEN geldig?

Een W-8BEN-formulier is doorgaans geldig voor maximaal 3 kalenderjaren, tenzij uw woonplaats/staatsburgerschap of verdragsgeschiktheid eerder verandert. Als er iets verandert, dient u een bijgewerkt formulier in.

8) Wat als ik geen W-8BEN indien?

Uw betalingen uit Amerikaanse bronnen kunnen onderhevig zijn aan de standaard 30% inhoudingsbelasting. Het indienen van het juiste Amerikaanse belastingformulier (W-8BEN voor niet-Amerikaanse individuen) helpt zorgen voor juiste inhouding en rapportage.

9) Downloaden & elektronisch ondertekenen

AutoTaxForms laat u W-8BEN online invullen met minimale velden, automatisch toewijzen aan het officiële IRS PDF-bestand, en past uw elektronische handtekening toe. U kunt dan een klaar-om-in-te-dienen PDF downloaden voor Payoneer, Upwork, Amazon, AdSense en meer.