Guida – Moduli W-8BEN e Fiscali USA

1) Introduzione

Nel sistema fiscale statunitense, i pagatori e le piattaforme (Payoneer, Upwork, Amazon, AdSense, app store, ecc.) spesso richiedono agli utenti non statunitensi di presentare un modulo fiscale USA valido. Il più comune per gli individui è il modulo W-8BEN (IRS: Certificato di Stato di Proprietario Effettivo Straniero per la Ritenuta e la Segnalazione Fiscale negli Stati Uniti). Compilare il modulo corretto può aiutarti a richiedere i benefici del trattato fiscale e ridurre la ritenuta fiscale.

2) Quale modulo mi serve?

Usa questa guida rapida per decidere se non sei sicuro di quale modulo IRS sia adatto:

1. Sei un cittadino statunitense, residente o un'entità registrata negli USA? In caso affermativo, compila il Modulo W-9. In caso contrario, continua.
2. Ricevi il reddito attraverso un'entità non statunitense (società, partnership, trust)? In caso affermativo, compila il Modulo W-8BEN-E. Le LLC a socio unico considerate "disregarded" devono seguire lo stato del proprietario.
3. Sei un individuo non statunitense che riceve il reddito direttamente? In caso affermativo, ti serve il Modulo W-8BEN per certificare lo stato di straniero e richiedere i benefici del trattato fiscale.

Riepilogo dei moduli in breve:

3) Come compilare il W-8BEN (passo-passo)

Parte I — Identificazione del Proprietario Effettivo

• Nome completo — Il tuo nome legale (come indicato sul passaporto).
• Cittadinanza — Il tuo paese di cittadinanza.
• Indirizzo di residenza permanente — Un indirizzo non statunitense (il paese deve essere al di fuori degli USA).
• Indirizzo di corrispondenza — Se diverso dall'indirizzo permanente.
• Codice fiscale estero (TIN) — Richiesto da molti pagatori; migliora l'accettazione.
• Codice fiscale USA (ITIN/SSN) — Solo se applicabile (molti individui non statunitensi non ne hanno uno).
• Data di nascita — Nel formato richiesto (es., AAAA-MM-GG).

Parte II — Richiesta dei Benefici del Trattato Fiscale (se applicabile)

Se il tuo paese ha un trattato fiscale con gli Stati Uniti, puoi richiedere una riduzione della ritenuta fiscale per il tipo di reddito applicabile (es., servizi, royalties). Devi specificare l'articolo del trattato e, se necessario, un paragrafo, oltre al corrispondente tasso. AutoTaxForms può preselezionare gli articoli del trattato quando sei idoneo, riducendo gli errori.

Parte III — Certificazione

• Leggi attentamente le dichiarazioni di certificazione.
• Firma e data il modulo. Molte piattaforme accettano un PDF firmato digitalmente.
• Invia il PDF firmato del W-8BEN al tuo pagatore/piattaforma come richiesto.

4) Come compilare il W-8BEN-E (entità)

Il modulo W-8BEN-E è la versione per le entità non statunitensi, come società, partnership, trust e entità disregarded con proprietari non statunitensi. Documenta lo stato ai sensi dei Capitoli 3 (ritenuta) e 4 (FATCA).

Parte I — Identificazione del Proprietario Effettivo

• Riga 1 — Nome legale dell'organizzazione. Deve corrispondere al nome registrato nel paese di costituzione e presso l'autorità fiscale.
• Riga 2 — Paese di costituzione/organizzazione.
• Riga 3 — Entità disregarded che riceve il pagamento (se presente). Usala quando una filiale o un'entità disregarded, anziché il proprietario, richiede i benefici del trattato.
• Riga 4 — Stato ai sensi del Capitolo 3 (es., società, partnership, trust semplice). Scegli lo stato che corrisponde a come l'entità è tassata nella sua giurisdizione di origine.
• Riga 5 — Stato ai sensi del Capitolo 4 (FATCA). Seleziona la classificazione FATCA applicabile (Active NFFE, Passive NFFE, PFFI, ecc.).
• Righe 6–8 — Informazioni sull'indirizzo: indirizzo registrato permanente, indirizzo di corrispondenza opzionale e paese.
• Righe 9a–9c — Fornisci il GIIN se richiesto, il numero di identificazione fiscale estero e se l'FTIN è legalmente obbligatorio.
• Riga 10 — Numeri di riferimento per il pagatore (opzionale).

Parte II — Entità disregarded o filiale che riceve il pagamento

Compila questa sezione solo se il pagamento è effettuato a una filiale o entità disregarded anziché al proprietario. Fornisci il nome della filiale/entità disregarded, l'indirizzo, lo stato ai sensi del Capitolo 4 e il GIIN, se applicabile.

Parte III — Richiesta dei benefici del trattato fiscale

• Riga 14 — Conferma che l'entità è residente nel paese del trattato e soddisfa i requisiti di Limitazione dei Benefici (LOB).
• Riga 15 — Inserisci l'articolo del trattato applicabile, il tasso di ritenuta, il tipo di reddito e eventuali condizioni o spiegazioni aggiuntive.
• Righe 16/17 — Effettua ulteriori dichiarazioni sul trattato se richiesto (es., tipi di reddito specifici, benefici derivati).

Capitoli e allegati FATCA

A seconda dello stato ai sensi del Capitolo 4, potrebbero essere richieste parti aggiuntive (IV–XXVIII). Le entità attive possono spesso certificare nella Parte XXV. Le NFFE passive con proprietari statunitensi rilevanti devono completare la Parte XXIX con i dettagli del proprietario e i TIN.

Certificazione

Il firmatario autorizzato deve certificare la propria capacità, firmare e datare la Parte XXX. Se l'entità utilizza una filiale o un'entità disregarded, assicurati che la persona che firma abbia l'autorità di rappresentare il proprietario effettivo.

5) Come compilare il W-9 (passo-passo)

Il modulo W-9 è utilizzato da persone ed entità statunitensi per fornire il nome corretto e il numero di identificazione fiscale al richiedente. È spesso richiesto per la segnalazione 1099, piattaforme bancarie e di investimento.

Parte I — Righe 1–7

• Riga 1 — Nome legale corrispondente al TIN. Per le entità disregarded di proprietà di individui, inserisci il nome del proprietario.
• Riga 2 — Nome dell'entità disregarded/azienda se diverso dalla riga 1.
• Riga 3 — Classificazione fiscale federale. Scegli l'opzione che corrisponde a come presenti la dichiarazione dei redditi (individuo, società C/S, partnership, trust/eredità, o LLC con classificazione fiscale C/S/P). “Altro” deve includere una breve descrizione.
• Riga 3b — Casella di flusso continuo. Richiesta quando una partnership, trust o LLC tassata come partnership fornisce il modulo a un'altra entità di flusso continuo e ha proprietari stranieri.
• Riga 4 — Esenzioni. Inserisci i codici di esenzione per il beneficiario e FATCA solo se applicabili (es., alcune società, istituzioni finanziarie).
• Righe 5–6 — Indirizzo dove il richiedente invia i documenti fiscali (via, città, stato, CAP).
• Riga 7 — Numeri di riferimento per il richiedente (opzionale).

Parte I — Sezione TIN

• Seleziona il tipo di TIN corretto. Gli individui e i titolari unici forniscono generalmente un SSN; le entità forniscono un EIN.
• Se sei in attesa di un TIN, seleziona la casella “Richiesto” e forniscilo al richiedente non appena viene emesso.
• Per le entità disregarded, usa l'SSN/EIN del proprietario; per i trust grantor, segui la tabella IRS “Quale nome e numero fornire al richiedente”.

Parte II — Certificazione

• Firmando, confermi che il TIN è corretto (o che stai richiedendo uno), non sei soggetto a ritenuta di backup (a meno che non notificato), sei una persona statunitense e i codici FATCA sono accurati.
• Se l'IRS ti ha notificato che sei soggetto a ritenuta di backup, barra l'elemento di certificazione 2. AutoTaxForms applica una linea rossa di cancellazione quando selezioni l'opzione di ritenuta di backup.
• Firma e data il modulo. Le firme elettroniche sono generalmente accettate quando il richiedente le consente.

6) Errori comuni da evitare

• Lasciare vuoto il Codice fiscale estero (TIN) quando il tuo paese lo richiede.
• Scegliere l'articolo/tasso del trattato sbagliato o richiedere un beneficio che il tuo paese non ha.
• Usare un indirizzo statunitense come residenza permanente (il W-8BEN è per individui non statunitensi).
• Dimenticare di firmare e datare il modulo prima dell'invio.

7) Quanto tempo è valido il W-8BEN?

Un modulo W-8BEN è generalmente valido fino a 3 anni di calendario, a meno che la tua residenza/cittadinanza o eleggibilità al trattato non cambi prima. In caso di modifiche, dovresti presentare un modulo aggiornato.

8) Cosa succede se non presento il W-8BEN?

I tuoi pagamenti di fonte statunitense potrebbero essere soggetti alla ritenuta fiscale predefinita del 30%. Presentare il corretto modulo fiscale USA (W-8BEN per individui non statunitensi) aiuta a garantire una ritenuta e una segnalazione corrette.

9) Scarica e firma elettronicamente

AutoTaxForms ti permette di compilare il W-8BEN online con campi minimi, mappatura automatica al PDF ufficiale IRS e applica la tua firma elettronica. Puoi quindi scaricare un PDF pronto per l'invio per Payoneer, Upwork, Amazon, AdSense e altro.