Guia – W-8BEN e formulários fiscais dos EUA

1) Introdução

No sistema fiscal dos EUA, os pagadores e as plataformas (Payoneer, Upwork, Amazon, AdSense, app stores, etc.) muitas vezes exigem que utilizadores não americanos enviem um formulário fiscal dos EUA válido. O mais comum para pessoas físicas é o formulário W-8BEN (IRS: Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting). Apresentar o formulário correto ajuda a solicitar benefícios de convenção e a reduzir a retenção na fonte.

2) De qual formulário preciso?

Use este guia de decisão rápido se não tiver certeza de qual formulário do IRS se aplica:

1. É cidadão, residente dos EUA ou uma entidade registrada nos EUA? Se sim, envie o formulário W-9. Se não, continue.
2. Recebe o rendimento por meio de uma entidade não americana (empresa, parceria, trust)? Se sim, preencha o formulário W-8BEN-E. LLCs de um único sócio desconsideradas devem seguir o estatuto do respetivo proprietário.
3. É uma pessoa física não americana que recebe o rendimento diretamente? Se sim, você precisa do formulário W-8BEN para certificar o estatuto estrangeiro e solicitar benefícios de convenção.

Resumo dos formulários num relance:

3) Como preencher o W-8BEN (passo a passo)

Parte I — Identificação do Beneficiário Efetivo

• Nome completo — O seu nome legal (como no passaporte).
• Nacionalidade — O seu país de cidadania.
• Endereço de residência permanente — Um endereço fora dos EUA (o país deve estar fora dos EUA).
• Endereço postal — Se diferente do endereço permanente.
• NIF estrangeiro (Foreign TIN) — Exigido por muitos pagadores; melhora a aceitação.
• NIF dos EUA (ITIN/SSN) — Apenas se aplicável (muitas pessoas não americanas não possuem).
• Data de nascimento — No formato exigido (ex.: AAAA-MM-DD).

Parte II — Solicitação de benefícios de convenção (se aplicável)

Se o seu país possuir uma convenção para evitar a dupla tributação com os EUA, você pode solicitar uma taxa reduzida de retenção na fonte para o tipo de rendimento aplicável (por exemplo, serviços, royalties). Deve indicar o artigo da convenção e, se necessário, o parágrafo, além da taxa correspondente. A AutoTaxForms pode pré-selecionar artigos de convenção quando elegível, minimizando erros.

Parte III — Certificação

• Leia atentamente as declarações de certificação.
• Assine e date o formulário. Muitas plataformas aceitam um PDF assinado eletronicamente.
• Envie o PDF W-8BEN assinado ao seu pagador/plataforma conforme solicitado.

4) Como preencher o W-8BEN-E (entidades)

O formulário W-8BEN-E é a versão para entidades não americanas, empresas, parcerias, trusts e entidades desconsideradas com proprietários não americanos. Documenta o estatuto ao abrigo do Capítulo 3 (retenção) e do Capítulo 4 (FATCA).

Parte I — Identificação do Beneficiário Efetivo

• Linha 1 — Denominação social. Deve corresponder ao nome registado no país de constituição e junto da autoridade fiscal.
• Linha 2 — País de constituição/organização.
• Linha 3 — Entidade desconsiderada (DE) que recebe o pagamento (se houver). Usar quando uma filial ou DE, em vez do proprietário, reivindica benefícios de convenção.
• Linha 4 — Estatuto ao abrigo do Capítulo 3 (por ex., corporation, partnership, simple trust). Escolha o estatuto que corresponda à forma como a entidade é tributada na sua jurisdição.
• Linha 5 — Estatuto ao abrigo do Capítulo 4 (FATCA). Selecione a classificação FATCA aplicável (Active NFFE, Passive NFFE, PFFI, etc.).
• Linhas 6–8 — Informações de endereço: endereço registado permanente, endereço postal opcional e país.
• Linhas 9a–9c — Indique o GIIN, se exigido, o número de identificação fiscal estrangeiro e se o FTIN é legalmente requerido.
• Linha 10 — Números de referência do pagador (opcional).

Parte II — Entidade desconsiderada ou filial que recebe o pagamento

Preencha esta secção apenas se o pagamento for feito a uma filial ou entidade desconsiderada, e não ao proprietário. Indique o nome da filial/DE, o endereço, o estatuto ao abrigo do Capítulo 4 e o GIIN, se aplicável.

Parte III — Solicitação de benefícios de convenção

• Linha 14 — Confirme que a entidade é residente no país com convenção e cumpre os requisitos de Limitation on Benefits (LOB).
• Linha 15 — Indique o artigo da convenção aplicável, a taxa de retenção, o tipo de rendimento e quaisquer condições ou explicações adicionais.
• Linhas 16/17 — Apresente declarações adicionais, se exigidas (por ex., tipos específicos de rendimento, derivative benefits).

Capítulos FATCA e anexos

Consoante o estatuto ao abrigo do Capítulo 4, podem ser exigidas partes adicionais (IV–XXVIII). Entidades ativas podem frequentemente certificar na Parte XXV. NFFEs passivas com proprietários americanos substanciais devem completar a Parte XXIX com os detalhes dos proprietários e respetivos NIF.

Certificação

O signatário autorizado deve indicar a sua qualidade, assinar e datar a Parte XXX. Se a entidade utilizar uma filial ou entidade desconsiderada, garanta que a pessoa que assina tem autoridade para representar o beneficiário efetivo.

5) Como preencher o W-9 (passo a passo)

O formulário W-9 é usado por pessoas e entidades dos EUA para fornecer o nome correto e o número de identificação fiscal ao solicitante. É frequentemente exigido para reporte 1099, serviços bancários e plataformas de investimento.

Parte I — Linhas 1–7

• Linha 1 — Nome legal que corresponde ao NIF. Para entidades desconsideradas de propriedade de pessoas físicas, indique o nome do proprietário.
• Linha 2 — Nome comercial/entidade desconsiderada, se diferente da linha 1.
• Linha 3 — Classificação fiscal federal. Escolha a opção que corresponde ao seu regime (pessoa física, sociedade C/S, parceria, trust/sucessão, ou LLC com classificação C/S/P). “Other” deve incluir uma breve descrição.
• Linha 3b — Caixa de “flow-through”. Exigida quando uma parceria, trust ou LLC tributada como parceria fornece o formulário a outra entidade translúcida e possui proprietários estrangeiros.
• Linha 4 — Isenções. Indique os códigos de isenção de pagador e FATCA somente se aplicáveis (por ex., certas corporações, instituições financeiras).
• Linhas 5–6 — Endereço para envio dos documentos fiscais pelo solicitante (rua, cidade, estado, CEP).
• Linha 7 — Números de referência para o solicitante (opcional).

Parte I — Secção NIF (TIN)

• Selecione o tipo correto de NIF. Pessoas físicas e empresários individuais geralmente fornecem um SSN; entidades fornecem um EIN.
• Se estiver a aguardar um NIF, marque a caixa “Applied for” e entregue ao solicitante assim que o número for emitido.
• Para entidades desconsideradas, utilize o SSN/EIN do proprietário; para trusts “grantor”, siga a tabela do IRS “What name and number to give the requester”.

Parte II — Certificação

• Ao assinar, você confirma que o NIF está correto (ou que está a solicitá-lo), que não está sujeito à retenção de salvaguarda (backup withholding) salvo notificação, que é uma pessoa dos EUA, e que quaisquer códigos FATCA indicados são exatos.
• Se o IRS o notificou de que está sujeito à retenção de salvaguarda, risque o item 2 da certificação. A AutoTaxForms aplica um risco vermelho quando você ativa a opção de retenção de salvaguarda.
• Assine e date o formulário. Assinaturas eletrónicas são geralmente aceites quando o solicitante as permite.

6) Erros comuns a evitar

• Deixar o NIF estrangeiro em branco quando o seu país o exige.
• Escolher o artigo/taxa da convenção incorreto ou reivindicar um benefício que o seu país não possui.
• Usar um endereço nos EUA como residência permanente (o W-8BEN é para pessoas não americanas).
• Esquecer de assinar e datar o formulário antes de o enviar.

7) Qual a validade do W-8BEN?

Um formulário W-8BEN é normalmente válido por até 3 anos civis, a menos que a sua residência/cidadania ou a sua elegibilidade à convenção mude antes. Se algo mudar, deve enviar um formulário atualizado.

8) E se eu não enviar o W-8BEN?

Os seus pagamentos de fonte nos EUA podem ficar sujeitos à retenção padrão de 30%. Enviar o formulário fiscal correto (W-8BEN para pessoas não americanas) ajuda a garantir a retenção e o reporte adequados.

9) Transferir & assinar eletronicamente

A AutoTaxForms permite preencher o W-8BEN online com campos mínimos, faz mapeamento automático para o PDF oficial do IRS e aplica a sua assinatura eletrónica. Depois poderá transferir um PDF pronto para envio para Payoneer, Upwork, Amazon, AdSense e mais.